تشير إدارة الوقت إلى معالجة الوقت بشكل فعال بحيث يتم تخصيص الوقت المناسب للنشاط المناسب. تتيح إدارة الوقت الفعالة للأفراد أن يخصصوا فترات زمنية محددة للأنشطة حسب أهميتها. تشير إدارة الوقت إلى الاستفادة القصوى من الوقت لأنه محدود دائماً.
تلعب إدارة الوقت دوراً مهماً للغاية ليس فقط في المنظمات ولكن أيضاً في حياتنا الشخصية.
تشمل مهارات إدارة الوقت لرواد الأعمال الناجحين ما يلي:
- التخطيط الفعال
- تحديد المهام والأهداف
- تحديد المواعيد النهائية
- تحديد المسؤوليات
- تصنيف الأنشطة حسب أهميتها
- تخصيص الوقت المناسب على النشاط المناسب
التخطيط الفعال
خطط ليومك في وقت مبكر. قم بإعداد قائمة مهام، وقم بتدوين الأنشطة المهمة التي يجب القيام بها في يوم واحد مقابل الوقت الذي يجب تخصيصه لكل نشاط. يجب أن تأتي الأعمال ذات الأولوية العالية في المقدمة متبوعة بالأعمال التي لا تحتاج إلى الكثير من تركيزك في الوقت الحالي. أكمل المهام المعلقة واحدة تلو الأخرى. لا تبدأ عملاً جديداً ما لم تكن قد أنهيت مهمتك السابقة وتأكد من وضع علامة على الأعمال التي أكملتها بالفعل ثم تأكد من إنهاء المهام ضمن الإطار الزمني المحدد.
تحديد المهام والأهداف
سيكون العمل بدون أهداف وغايات في منظمة مشابهاً للوضع الذي يفقد فيه ربان السفينة طريقه في البحر. نعم، سوف تضيع. ضع أهدافاً لنفسك وتأكد من أنها واقعية وقابلة للتحقيق.
تحديد المواعيد النهائية
تعلم أن تقول “لا” في مكان العمل. لا تفعل كل شيء بنفسك. هناك أناس آخرون كذلك. لا ينبغي للمرء أن يقبل شيئًا يعرف أنه صعب عليه. يجب تفويض الأدوار والمسؤوليات حسب تخصص الموظفين لإنهاء المهام في المواعيد المحددة. الشخص صاحب المعرفة القليلة بشيء ما يحتاج إلى وقت أطول من الشخص الذي يعرف عمله جيداً.
تصنيف الأنشطة حسب أهميتها
حدد المهام حسب الأولوية والأهمية وميز الفرق بين العمل المهم والعاجل. حدد المهام التي يجب القيام بها في يوم واحد، والتي يجب القيام بها جميعاً في غضون شهر وما إلى ذلك. يجب القيام بالمهام الأكثر أهمية في وقت سابق.
تخصيص الوقت المناسب على النشاط المناسب
طور عادة فعل الشيء المناسب في الوقت المناسب. العمل المنجز في الوقت الخطأ ليس ذا فائدة كبيرة. لا تضيع يوماً كاملاً في شيء يمكن إنجازه في غضون ساعة أو نحو ذلك. احتفظ أيضاً ببعض الوقت الخاص من أجل مكالماتك الشخصية أو التحقق من التحديثات وسائل التواصل. ففي النهاية الإنسان ليس آلة.
نصائح لإدارة الوقت:
يجب عليك أن تبقى:
- منظماً: من خلال تجنب الاحتفاظ بأكوام من الملفات وأكوام من الورق في مكتبك. ارمي كل ما لا تحتاجه ثم ضع المستندات المهمة في مجلدات. احتفظ بالملفات في الأماكن الخاصة بها مع وضع تسميات أعلى كل ملف. هذا سيوفر الوقت عليك في عمليات البحث.
- محافظاً على الوقت: من خلال عدم إضاعة الوقت بالأحاديث الجانبية. ركز على عملك وانتهي من المهام في الوقت المحدد. تذكر أن مؤسستك لا تدفع لك مقابل ممارسة الألعاب على الكمبيوتر أو التجول في مكاتب الآخرين. أكمل عملك أولاً ثم افعل ما تريد القيام به. لا تنتظر حتى اللحظة الأخيرة.
- مركزاً: يحتاج المرء إلى التركيز من أجل إدارة الوقت بشكل فعال.
- استخدم منظمات للوقت: قم بتعيين تذكيرات على الهواتف أو أجهزة الكمبيوتر الشخصية الخاصة بك من أجل إدارة الوقت بشكل أفضل.
